협업이 필요하다면 ‘이것‘을 쓰자

등록일2015.10.01
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협업이 필요할 때, 원노트 (대학생편)

새 학기가 시작되었다. 첫 수업부터 조 편성이 이루어지고 곧바로 팀 프로젝트가 시작되었다. 교수님은 팀 프로젝트를 통해 협동심과 책임감, 팀 단위로 조직적으로 움직이는 것을 바라셨겠지만 현실과는 큰 괴리감이 있다. 팀 프로젝트가 진행되면서 몇몇 팀원만 프로젝트에 참여하고, 한 명두 명 다양한 이유로 프로젝트에 소홀하게 되고 그렇게 팀이 와해되면서 프로젝트는 산으로 가기 시작했다. 이렇게 학기 시작과 동시에 시작된 팀 프로젝트가 4개 이상이라면 생각만 해도 끔찍하다.

팀 프로젝트 시작 – 팀원들 모여라.

학교를 다니면 누구나 한 번쯤 겪어야 하는 팀 프로젝트를 보다 원활하게 진행할 수 있도록 도와줄 수 있는 해결책 중 하나가 바로 원노트라고 생각한다. 보통 4~5명 정도가 되는 팀원들이 매번 특정장소에 모이는 것이 쉬운 일은 아니다. 원노트를 사용하면 꼭 오프라인으로 모이지 않아도 인터넷 사용이 가능한 곳이라면 공유된 노트에 자료를 취합할 수 있으며, (여기서 인터넷이 가능한 곳은 모바일 원노트도 포함되기 때문에 사실상 ‘언제 어디서나’ 자료를 확인할 수 있다.) 실시간으로 정보가 동기화되기 때문에 팀원 중 누가 언제 어떤 작업을 하고 있는지 확인할 수 있다.
특히, 여러 가지 프로젝트를 진행하는 경우 원노트를 이용한 팀 프로젝트는 더욱 빛을 발휘한다.

(이미지 출처: http://www.onenote.com/)

팀 프로젝트 중 – 훌륭한 자료 저장소, 원노트

원노트는

여러 명의 팀원이 한 곳에 자료를 취합하는데도 용이하다. 흔히 팀 프로젝트를 하는 것을 보면 임시 카페를 개설하여 게시판에 첨부파일 형태로 자료를 취합한 후에 한 곳에 모아서 발표용 PPT를 만들곤 한다. 그러다 보니 버전도 중복이 되거나 출처가 누락되는 등 자료정리가 제대로 되지 않는 문제가 자주 발생한다. 원노트를 사용하여 노트를 팀원들에게 공유하고 팀원 각각은 담당한 자료를 원노트에 저장하기만 하면 원노트에 저장된 모든 자료들이 자동으로 OneDrive(Microsoft 클라우드 서비스)에 저장이 된다. 인터넷에서 찾은 자료들을 복사하여 원노트에 붙여 넣기를 하면 자동으로 출처도 입력이 되고, 실시간으로 동기화가 되기 때문에 팀원 간 중복된 자료를 찾게 될 염려도 줄어들게 된다. 텍스트, 오디오, 비디오, 손 필기 등의 다양한 형태의 자료를 원노트에 저장할 수 있고 파일첨부도 가능하니 자료 저장소로써는 최고의 방법이라 생각된다.

팀 프로젝트 종료 – 프로젝트 발표 후 프리라이더(Free Rider) 제거

팀 프로젝트 발표를 위하여 PPT를 작성을 하게 된다. 파워포인트와 원노트는 Microsoft Office 에 속해는 제품이기 때문에 원노트에서 복사해서 파워포인트로 붙여 넣기를 해도 양식이 흐트러지지 않는다. (Object Linking and Embedding – 마이크로소프트 제품들 간에는 OLE 덕분에 객체들의 포맷이 변경되지 않는다.) 프로젝트 발표를 위한 PPT를 작성하다 보면 ‘최종.pptx’, ‘최종1.pptx’ 처럼 최종 버전이 계속해서 늘어나는 경험을 안 해본 사람이 없을 것이라 생각된다. 원노트는 항상 최신 정보로 동기화가 되어 업데이트가 되며 언제든지 내용을 수정 및 추가할 수 있기 때문에 원노트에서 모든 내용을 마무리 한 후에 파워포인트로 옮기면 쉽게 버전 관리를 할 수 있다.

▲ 누가 언제 자료를 삽입했는지 확인 가능

간혹 공평한 교수님은 팀원 별 프로젝트에 대한 기여도를 같이 제출하라는 교수님도 있다. 늘 이럴 때는 명확한 근거를 제시하지 못하고 프로젝트 마지막까지 팀원들간의 불화가 이어지게 된다. 이럴 때 원노트를 통하여 명확한 근거를 제시하면 누가 언제 입력을 하였는지 전부 나타나기 때문에 이를 확인하면 팀원 별 팀 내 기여도를 확인할 수 있다.
또한 한번 원드라이브에 저장된 원노트는 누가 삭제하지 않는 이상 안전하게 보관되기 때문에 나중에 졸업 논문이나 참고할 자료가 필요할 때 내용이 잘 정리된 노트 한 권을 언제든 다시 찾아서 사용할 수 있다는 점도 있다.

동시에 여러 사람이 다른 장소에서 자료를 입력하여 순식간에 다양한 자료가 수집되고 정리할 수 있는 경험을 해본 사람이라면 누구나 편리한 협업의 중요성과 위대함을 알 수 있게 된다. 이러한 경험을 가장 확실하게 느끼게 해줄 수 있는 강력한 도구가 원노트라고 생각한다.